presenceBox to urządzenie do monitorowania czasu pracy osób zatrudnionych w Twojej firmie. Niewielkie wymiary, odporność na warunki atmosferyczne oraz niezawodność oprogramowania są skuteczną odpowiedzią na Twoje potrzeby.
Kontakt z autorem
Nośniki RFID jako identyfikatory
Do 50mAh
Obsługa za pomocą REST API
1 nośnik co 10 sekund
Aby działać, urządzenie wymaga podłączenia do prądu oraz połączenia z Internetem. Po uruchomieniu przechodzi w tryb gotowości, w którym oczekuje na zbliżenie karty pracownika. Wszyscy zatrudnieni posiadają swoje indywidualne karty RFID w standardzie 13.56Mhz, które muszą przystawić do frontu urządzenia oznaczonego piktogramem (fale). Gdy presenceBox wykryje, że pracownik przystawił kartę, wydaje dźwięk oraz wyświetla komunikat o zeskanowaniu karty na wyświetlaczu. Po sekundzie następuje przesłanie informacji dotyczącej obecności do systemu informatycznego pracodawcy. Urządzenie potrafi odebrać informację, a także poddać ją analizie, dlatego po wymianie danych wyświetli na ekranie imię i nazwisko pracownika, który właśnie przyłożył kartę, a także potwierdzi zapis jego przyjścia i wyjścia z pracy. Urządzenie o każdym zdarzeniu informuje komunikatami wizualnymi na wyświetlaczu OLED oraz emituje dźwięki za pomocą wbudowanego głośnika.
Samo urządzenie jest w stanie komunikować się z większością systemów informatycznych, gdyż wykorzystuje technologię REST API, która stała się międzynarodowym standardem dla urządzeń interaktywnych. Zastosowanie jej znacznie ułatwia integrowanie z już istniejącymi aplikacjami. Jest też zrozumiała dla wszystkich programistów obsługujących interfejsy API.
Jeśli pracodawca nie posiada programów do obsługi kadry pracowniczej, do urządzenia dołączone jest proste w obsłudze oprogramowanie, możliwe do użycia za pomocą przeglądarki internetowej, oferujące możliwość:
Obudowa urządzenia jest prostą kwadratową bryłą o wymiarach 8cm x 8cm x 5cm, która może zarówno się w otoczenie ze względu na nieduże wymiary jak i przykuwać uwagę, gdy wykonamy ją w pomarańczowym lub czerwonym kolorze kontrastującym z otoczeniem. Kolor obudowy jest dobierany do indywidualnych potrzeb Klienta (w miarę dostępności danego koloru filamentu na rynku).
Zewnętrzna część urządzenia została od początku zaprojektowana oraz wydrukowana w technologii druku przestrzennego 3D. Zawiera odpowiednie wycięcia na wyświetlacz, port Ethernet do obsługi Internetu oraz gniazdo USB typu B do zasilania podzespołów. Poniżej wyświetlacza można zauważyć piktogram fal bezprzewodowych oznaczający miejsce zbliżania pracowniczych kart zbliżeniowych. W bryle obudowy znalazło się także miejsce na 4 śruby pozwalające szczelnie zamknąć bryłę. Po przeciwnej stronie presenceBox można znaleźć dwa uchwyty montażowe umożliwiające przymocowanie urządzenia do ściany. Pozostała przestrzeń na obudowie jest pusta, jednak istnieje możliwość umieszczenia na niej dodatkowych naklejek/informacji w zależności od potrzeb Klienta.
Wszystkimi procesami wykonywanymi przez presenceBox zarządza mikrokomputer Arduino za pomocą układu ATmega328. Do swojego działania wykorzystuje dodatkowe moduły takie jak:
Poszczególne elementy zostały połączone przy pomocy przewodów zakończonych złączami szpilkowymi. Sprawia to, że użyte podzespoły da się łatwo wymienić na nowe, a presenceBox ma możliwość dalszej rozbudowy np. o moduł łączności bezprzewodowej. Urządzenie zasilane jest prądem o mocy 5V i wykorzystuje do tego port USB, a co za tym idzie, można je zasilać za pomocą tradycyjnej ładowarki do smartfona lub powerbanka.
Urządzenie presenceBox powstało jako odpowiedź na prośby i zapotrzemowanie Klientów. Potrzebne było urządzenie niezawodne, bezobsługowe, proste i czytelne do kontroli czas pracy zatrudnionych. Miało być też odporne na fizyczne uszkodzenia powstałe w wyniku wypadków (np. zniszczenia wywołane przez przypadkowe uderzenia innymi przedmiotami). Przypadki wandalizmu zostały wykluczone podczas procesu planowania tego urządzenia, ponieważ z założenia użytkownikami będą osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie które, zgodnie z kodeksem pracy, powinny dbać o sprzęt udostępniony przez pracodawcę.
W trakcie wywiadów przeprowadzonych z Klientami potwierdziła się teza dotycząca monitorowania czasu pracy poprzez kamery wizyjne oraz przemysłowe. Stosowanie takich metod kontroli niekorzystnie wpływa na komfort psychiczny pracownika oraz sprawia, że relacja między zatrudnionym a pracodawcą przestaje być oparta na wzajemnym zaufaniu. Ponadto według znowelizowanego rozporządzenia z 2016 roku „Zgodnie z art. 222 § 1 KP monitoring będzie można zastosować, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania tajemnicy informacji.” (źródło). Artykuł ten pokazuje, że nie zawsze jesteśmy w stanie wdrożyć tego typu system kontroli czasu pracy. Wadą kontroli czasu pracy przez monitoring wizyjny jest konieczność ręcznego analizowania materiału. Aby sporządzić raport zawierający informację o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez danego pracownika, kierownik musi najpierw obejrzeć i przeanalizować nagrany materiał poświęca sporo czasu, by ogądać wchodzących i wychodzących pracowników.
Kolejną zaletą presenceBox jest brak możliwości pozorowania pracy. Zastosowany standard RFID 13.56Mhz w kartach kompatybilnych z presenceBox jest stosowany także w innych urządzeniach używanych w halach produkcyjnych zatem, jeżeli pracownik nie zaloguje się podczas rozpoczynania pracy, nie będzie w stanie wykonywać swoich obowiązków przy maszynach wymagających autoryzacji. Ponadto urządzenie presenceBox przesyła dane do serwera w czasie rzeczywistym, przez co pracodawca może w każdym momencie sprawdzić, kto i o której godzinie zaznaczył obecność w danym dniu, a kto jeszcze nie dotarł do miejsca pracy.
W dniu 10 maja 2018 roku weszła w życie nowa wersja rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), przez co wielu pracodawców musiało przeprowadzić audyt swoich baz danych. Od tej pory każdy podmiot przetwarzający dane musi je gromadzić tylko do realizacji niezbędnych celów. „art. 5 ust.1 lit. c definiuje zasadę adekwatności w brzmieniu – Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych). Adekwatność to gromadzenie danych w zakresie wystarczającym do realizacji celu danego przetwarzania, ani mniej, ani więcej" (źródło). Podczas kontroli obecności urządzenie presenceBox przesyła identyfikator karty pracownika oraz datę zeskanowania. Żadne dodatkowe dane nie są przesyłane. Zatem pozwala to w pełni chronić dane osobowe pracowników.
Warto zauważyć, że kontrola czasu pracy nie zawsze musi wiązać się z przykrym obowiązkiem, kojarzyć negatywnie i wyrażać brak zaufania do pracodawcy wobec pracownika. Pracownik, codziennie odbijając kartę, zbiera dane dotyczące przepracowanych roboczogodzin, by na koniec miesiąca otrzymać jasny wykaz, ile przepracował regulaminowego czasu pracy oraz w jakim wymiarze realizował ewentualne nadgodziny – jest to więc również zabezpieczenie dla niego i gwarancja, że żadna spędzona w pracy godzina nie zostanie przez pomyłkę pominięta. Zgodnie z witryną: „Kontrola (…) powinna ograniczyć się do tych aspektów, które pracodawca jest prawnie zobowiązany do ewidencjonowania—wypłaty, czas pracy, podatki, urlopy, i tym podobne.”
